Politique de confidentialité

Responsable du traitement

ASTRA SAS, exploitant du service Interoom. Pour toute question relative à vos données : contact@interoom.fr.

Données traitées sur le site

Interoom peut traiter les informations transmises volontairement par e-mail, lors d’une prise de rendez-vous ou via le formulaire de candidature : identité, coordonnées, ville, disponibilités, expérience professionnelle, statut, réponses au questionnaire et documents éventuellement communiqués.

Données traitées dans l’extranet

Pour organiser et documenter les prestations, l’extranet peut traiter :

• les données de compte, rôles et coordonnées des administrateurs, partenaires et intervenants ;
• les adresses des biens, consignes d’accès, notes opérationnelles, checklists et instructions de prestation ;
• les affectations, statuts, heures de début et de fin enregistrées côté serveur ;
• les photographies de contrôle, leur catégorie et leur horodatage ;
• les signalements d’incident, demandes d’add-on et échanges utiles à leur traitement ;
• les factures, prix convenus, ajustements, statut facturable et rattachement aux factures ;
• les journaux techniques et de sécurité nécessaires à la traçabilité des actions.

Les comptes sont individuels. Les partenaires ne voient que les données rattachées à leur propre organisation. Les intervenants ne voient que les missions qui leur sont attribuées.

Finalités et bases légales

• répondre aux demandes commerciales et préparer ou exécuter une relation contractuelle ;
• planifier, attribuer, suivre, contrôler et facturer les prestations ;
• transmettre aux partenaires les comptes rendus, photographies et incidents qui les concernent ;
• gérer les candidatures et les relations avec les intervenants ;
• envoyer les notifications opérationnelles et permettre la récupération des accès ;
• prévenir les abus, sécuriser les comptes et assurer la continuité du service ;
• respecter les obligations légales, comptables et probatoires applicables.

Selon le traitement, la base légale est l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles, l’intérêt légitime d’Interoom, le consentement ou une obligation légale.

Destinataires et sous-traitants

Les données sont accessibles uniquement aux personnes habilitées d’ASTRA SAS, aux partenaires pour leurs propres prestations et aux intervenants pour leurs missions. Elles peuvent être traitées par les prestataires techniques nécessaires à l’hébergement du site et de l’extranet, au stockage sécurisé des fichiers, à la gestion du nom de domaine et à l’envoi d’e-mails. Brevo est utilisé pour certaines notifications et candidatures. Calendly traite les données saisies lors d’une prise de rendez-vous selon sa propre politique.

Aucune donnée opérationnelle n’est vendue. Les données ne sont communiquées à un tiers que si cela est nécessaire au service, imposé par la loi ou autorisé par la personne concernée.

Sécurité

Interoom applique des mesures adaptées : accès par comptes individuels, séparation des données entre partenaires, limitation des droits selon le rôle, sessions sécurisées, limitation des tentatives de connexion, contrôle des formats et tailles de fichiers, horodatage côté serveur, journalisation des actions sensibles, sauvegardes exportables et suppression ou archivage contrôlé.

Les utilisateurs doivent conserver leurs identifiants confidentiels et signaler sans délai tout accès suspect à contact@interoom.fr.

Durées de conservation

Les données sont conservées pendant la durée nécessaire à l’exécution et au suivi de la relation contractuelle, puis pendant les délais légaux applicables. Les factures et pièces comptables sont conservées pendant la durée légale. Les journaux de sécurité sont conservés pour une durée proportionnée à la prévention des incidents. Sauf nécessité particulière, les candidatures non retenues ne sont pas conservées au-delà de deux ans après le dernier contact. Les photos et comptes rendus opérationnels sont supprimés ou anonymisés lorsqu’ils ne sont plus nécessaires, sous réserve d’un litige, d’une obligation légale ou d’une demande contractuelle de conservation.

Vos droits

Vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation ou l’opposition au traitement de vos données et, lorsque applicable, leur portabilité. Écrivez à contact@interoom.fr en précisant votre demande. Une preuve d’identité peut être demandée si nécessaire. Vous pouvez également adresser une réclamation à la CNIL.

Évolution de cette politique

Cette politique peut être mise à jour pour refléter une évolution du service, de ses prestataires ou des obligations applicables. La date de mise à jour est indiquée en haut de la page.